Die Eltern sind über zwei Wege an der Gestaltung des Kita-Lebens beteiligt: über die Mitgliederversammlung des Vereins und die Elternversammlung des Kindergartens.
Auf der Vereinsebene ist die Mitgliederversammlung das Gremium der Eltern. Sie ist an den Vereinszweck gebunden, fasst Beschlüsse gemäß der Satzung und wählt und kontrolliert den Vorstand. Mindestens drei Eltern werden von der Mitgliederversammlung des Trägervereins Dellbrücker Waldkäuzchen e.V. in den Vorstand gewählt. Dieser übernimmt die Vereinsführung und die Führung des Zweckbetriebs Kindergarten als geschäftsführender Träger. Er ist damit verantwortlich für die Verwaltung und die Finanzen und trägt als Arbeitgeber die Verantwortung für das Personal. In Teilen delegiert der
Vorstand seine Aufgaben an die Büroleitung und die pädagogische Leitung des Kindergartens.
Auf der Kindergartenebene wählen die Eltern jeder Gruppe bei einem Elternabend ihrer Gruppe am Anfang des Kitajahres zwei Elternvertreter*innen. Jene acht Eltern aus den vier Gruppen bilden gemeinsam den Elternbeirat der Kita und wählen untereinander eine*n Vorsitzende*n und eine*n Stellvertreter*in. Diese beiden sind die Vertreter der Elternschaft im Rat der Einrichtung.
Der Elternbeirat des Kindergartens hat die Möglichkeit sich in den Jugendamtselternbeirat (JAEB) der Stadt Köln einzubringen. Dort können die gewählten Vertreter*innen aus den Einrichtungen die Elternmitwirkung auf Bezirks- und Landesebene wahrnehmen. Der Elternbeirat vertritt die Interessen der Eltern und ihrer Kinder. Der Elternbeirat wird vom Träger über wesentliche Veränderungen informiert und angehört.
Ein weiteres Gremium, das an der Gestaltung des Kita-Lebens beteiligt ist, ist der Rat der Einrichtung. Dieser setzt sich aus zwei Vertreter*inen des Vorstandes, der pädagogischen Leitung, eine*m Teamvertreter*in und der*dem Vorsitzenden des Elternbeirates zusammen. Der Rat tagt ein- bis zweimal im Jahr und tauscht
sich zu allen Belangen, die den Kindergarten betreffen, aus.